Zásady zpracování osobních údajů

(Aktualizováno: 20. května 2018)

 

U nás v SOVA NET, s.r.o., IČ 26281813, DIČ CZ26281813 se sídlem Křenová 409/52, 602 00 Brno (dále jen „Správce“) dbáme na vaše pohodlí i bezpečnost.

V tomto dokumentu (Zásady zpracování osobních údajů společností SOVA NET, s.r.o. - dále jen „Zásady“) naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme při poskytování našich služeb, během návštěvy na našich webových stránkách a při jednání s potenciálními klienty či partnery, k jakým účelům a jak dlouho je zpracováváme, jaký k tomu máme právní důvod, komu je dále můžeme poskytovat a jaká jsou vaše práva v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů.

Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „Nařízení“) za účelem zajištění informační povinnosti správce dle čl. 13 GDPR.

Tyto Zásady si můžete také stáhnout v PDF formátu >> ZDE

 

1. Jaké a čí osobní údaje zpracováváme?

V souvislosti s Nařízením zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

a) Identifikační údaje, které jsou nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy. Může se jednat o:

• akademický titul, jméno, příjmení, název obchodní firmy, rodné číslo, IČ, DIČ, adresa trvalého pobytu, sídla nebo místa podnikání, fakturační adresa, identifikační údaje kontaktní osoby zákazníka, identifikační údaje plátce vyúčtování, bankovní spojení, podpis.

b) Kontaktní údaje, pro komunikaci:

• telefonní číslo, e-mail, skype účet, adresy na sociální sítě.

c) Údaje o poskytovaných službách

• specifikace, objem a cena poskytovaných služeb.

d) Údaje o vašem chování na našich webových stránkách, které získáváme prostřednictvím cookies uložených ve vašem webovém prohlížeči, zejména:

• stránky, které si zobrazujete, odkazy, na které klikáte, jak se pohybujete po našem webu včetně způsobu posouvání obrazovky a také údaje o zařízení, ze kterého si náš web prohlížíte, jako je IP adresa a z ní odvozená poloha, identifikace zařízení, jeho technické parametry jako operační systém a jeho verze, rozlišení obrazovky a použitý prohlížeč.

e) Údaje o vašem chování při čtení e-mailových zpráv, zejména pak:

• čas, kdy jste zprávu otevřeli, informace o zařízení, na kterém si zprávu prohlížíte, dále IP adresa, prokliky na odkazy v zaslané zprávě a také nastavení zpráv.

 

Výše uvedené kategorie osobních údajů zpracováváme u:

a) Našich zákazníků, kteří s námi uzavřeli smlouvu o dílo nebo smlouvu o poskytování služeb, či akceptovali naši nabídku.

b) Potenciálních zákazníků, se kterými jednáme za účelem přípravy nabídky či posouzení spolupráce.

c) Zájemců o naši společnost, kteří navštívili naše stránky, kontaktovali nás prostřednictvím e-mailu, kontaktního formuláře na webových stránkách či sociálních sítích.

d) Zájemců o spolupráci, kteří nás kontaktují prostřednictvím e-mailu, kontaktního formuláře na webových stránkách, sociálních sítích či pracovních portálů

e) Odběratelů našich newsletterů, kteří se přihlásili k jejich odběru.

 

 

2. Za jakým účelem osobní údaje zpracováváme, jaký k tomu máme právní důvod a jak dlouho údaje uchováváme?

Osobní údaje zpracováváme pro různé účely na základě těchto právních důvodů:

a) bez vašeho souhlasu - na základě plnění smlouvy, oprávněného zájmu, nebo z důvodu plnění právní povinnosti,

b) na základě vašeho souhlasu.

 

Zpracování osobních údajů se vždy váže k účelu, na jehož základě určíme právní důvod zpracování.

 

2.1. Pokud si u nás objednáte službu/dílo

Zpracováváme vaše osobní údaje na těchto právních základech:

2.1.1. Plnění smlouvy

V tomto případě zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje a údaje o poskytovaných službách za účelem vyřízení vaší objednávky a poskytování služeb, abychom mohli zajistit:

• realizaci díla,
• poskytování služeb,
• platby za služby/dílo,
• reklamace služeb/díla,
• plnění dalších servisních požadavků, se kterými se na nás obrátíte.

Pro tento účel osobní údaje používáme po dobu plnění smlouvy či poskytování služeb + 10 let po ukončení spolupráce.

2.1.2.    Oprávněného zájmu

V tomto případě zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje a údaje o poskytovaných službách za účelem:

• ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence (např. vymáhání pohledávek a evidence dlužníků),
• získání informací, které povedou ke zkvalitnění služeb, které vám poskytujeme,
• poskytování nabídek na míru a cílené reklamy, kterou vám můžeme sdělit po telefonu, zasílat prostřednictvím e-mailu či jiných elektronických zařízení.

Za účelem ochrany právních nároků zpracováváme údaje po dobu trvání promlčecí doby (3 roky) a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení

Pro ostatní uvedené účely zpracováváme údaje po dobu plnění smlouvy či poskytování služeb + 10 let po ukončení spolupráce.

2.1.3.    Plnění právních povinností

Na tomto právním základě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o poskytovaných službách z důvodu dodržování následujících zákonů:

• zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
• zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele,
• zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
• zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme po dobu 10 let od uzavření poslední smlouvy.

 

2.2. Pokud máte zájem o naše služby

Pokud jste nás oslovili za účelem poptávky po našich službách prostřednictvím některého z komunikačních kanálů (e-mail, telefon, webové stránky, sociální sítě či jiné elektronické nástroje) zpracováváme vaše kontaktní údaje a případně identifikační údaje, které jste nám poskytli a to na základě oprávněného zájmu za účelem:

• vyřízení poptávky a zpracování nabídky.

Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje 5 let od posledního kontaktu.

 

2.3. Pokud máte zájem o naši společnost

Pokud se zajímáte o naši společnost a navštívíte naše webové stránky, kontaktujete nás prostřednictvím kontaktního formuláře či formuláře u kariéry, e-mailu či sociálních sítích, měli byste vědět, že zpracováváme vaše osobní údaje z těchto důvodů.

2.3.1. Údaje o vašem chování na našich webových stránkách

Pokud navštívíte naše webové stránky, zpracováváme údaje o vašem chování na našich webových stránkách na základě oprávněného zájmu za těmito účely:

• zajištění bezpečnosti, funkčnosti a předcházení útoků,
• zlepšování nabízených služeb prostřednictvím získávání informací o chování a návštěvnících webové prezentace,
• měření efektivity naší webové prezentace a optimalizace výdajů na reklamu prostřednictvím sledování návštěvnosti našeho webu, vytváření statistiky a přehledů.

2.3.2. Údaje uložené do souborů cookies a další technologie

Pokud máte ve svém prohlížeči povoleny cookies, dochází k jejich ukládání do vašeho internetového prohlížeče či pevného disku. Navštívíte-li naše webové stránky, uloží se do těchto malých souborů (cookies) informace o vašich aktivitách, které nám pomáhají poskytovat lepší a relevantnější obsah webu, sledovat efektivitu reklam, odhalovat a opravovat případné problémy a zlepšovat celkové prostředí webu.

Používání cookies si můžete nastavit ve svém prohlížeči. Na následujících odkazech najdete návod na nastavení pro jednotlivé prohlížeče:

• Chrome
• mobilní - Android
• mobilní - iPhone, iPad, iPod touch
• Safari
• Firefox
• Opera
• Microsoft Edge
• Internet Explorer
• Starší verze IE

2.3.3. Údaje získané při komunikaci s vámi

Pokud jste nás oslovili prostřednictvím některého z komunikačních kanálů (e-mail, telefon, sociální sítě či jiné elektronické nástroje) zpracováváme vaše kontaktní údaje a případně identifikační údaje, které jste nám poskytli a to na základě oprávněného zájmu za účelem:

• vyřízení vašich požadavků.

Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje 5 let od posledního kontaktu.

 

2.4. Pokud máte zájem o spolupráci

Pokud jste nás oslovili za účelem zájmu o spolupráci prostřednictvím některého z komunikačních kanálů (e-mail, telefon, sociální sítě či jiné elektronické nástroje) zpracováváme vaše kontaktní údaje, identifikační údaje a další údaje poskytnuté v přiloženém životopise a souvisejících dokumentech na základě oprávněného zájmu za účelem:

• posouzení vašeho zájmu.

Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje po dobu trvání výběrového řízení.

 

2.5. Pokud jste příjemci našich newsletterů

2.5.1. Na základě oprávněného zájmu

Jste-li našimi zákazníky, stáhli jste si náš e-book nebo jste projevili zájem o naše školení či služby,  zpracováváme vaše kontaktní údaje a údaje o vašem chování při čtení e-mailových zpráv na základě oprávněného zájmu, neboť důvodně předpokládáme, že vás naše novinky zajímají.

Pro tyto účely zpracováváme vaše osobní údaje do doby, dokud se z odebírání newsletteru neodhlásíte.

 

3. Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Výše uvedené osobní údaje, které jsme od vás získali, zpracováváme v roli správce. To znamená, že stanovujeme také účely, pro které vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jejich řádné provedení.

Vaše údaje dále předáváme těmto zpracovatelům, kteří je zpracovávají dle našich pokynů a předpisů:

• poskytovatel hostingových služeb,
• provozovatelé marketingových nástrojů, kteří nám pomáhají s optimalizací webu a personalizací obsahu a nabídek pro vás,
• poskytovatel e-mail marketingového nástroje pro hromadnou rozesílku mailů,
• poskytovatelé daňových a účetních služeb a softwarů,
• poskytovatelé cloudových služeb a další dodavatelé technologií a podpory v oblasti řízení projektů, CRM,
• provozovatelé pracovních portálů.

4. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů a jak je můžete uplatnit?

Při zpracování vašich osobních údajů můžete jako subjekt údajů uplatnit následující práva:

a) Právo na přístup

Dle čl. 15 GDPR máte právo na přístup k informacím, které o vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme a jaká další máte práva. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o potvrzení zpracování osobních nebo o vytvoření kopie zpracovávaných osobních údajů.

b) Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte dle čl. 16 GDPR právo na opravu. Vaší žádostí se budeme zabývat bez zbytečného odkladu.

c) Právo na výmaz

V případech uvedených v čl. 17 GDPR máte právo na výmaz vašich osobních údajů, které zpracováváme. Pokud nebude uplatnění tohoto práva relevantní, nebo proveditelné, nebo vaše údaje zpracováváme i na základě jiného právního důvodu, nebudeme moci vaší žádosti vyhovět.

d) Právo na omezení zpracování

Kromě práva na výmaz máte právo (dle čl. 18 GDPR) na omezené zpracování (po omezenou dobu) v určitých případech, zejména pokud popíráte přesnost svých osobních údajů, uplatnili jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů či odmítáte jejich výmaz z důvodů ochrany svých právních nároků či nesouhlasíte s jejich výmazem a požaduje namísto toho omezení zpracování svých osobních údajů.

e) Právo na přenositelnost

Dle čl. 20 GDPR právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě vašeho souhlasu a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

f) Právo vznést námitku proti zpracování

Proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu, máte dle čl. 21 GDPR právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů.

V případě, že naše společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami, ukončíme zpracování vašich osobních údajů bez zbytečného odkladu.

g) Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz).

 

5. Jak můžete uplatnit svá práva?

Vaše práva vztahující ke zpracování osobních údajů můžete uplatnit pouze písemně v listinné formě zasláním na adresu sídla naší společnosti.

Abychom dodrželi zabezpečení dat našich klientů, je nezbytné, aby byla vaše žádost na uplatnění práva opatřena úředně ověřeným podpisem.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od data přijetí. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás budeme předem informovat.

Závěrem si vás dovolujeme upozornit, že zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti na uplatnění práv subjektů jsme oprávnění odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízení této žádosti.