Propagace konference RISE UP! aneb jak na online zviditelnění eventu

Představení konference RISE UP! 

RISE UP! konference nesla podtitul CESTA ZA ÚSPĚCHEM a její hlavní náplní byly přednášky úspěšných podnikatelů plné jejich zkušeností a rad pro účastníky konference z řad dalších podnikatelů. Pořadatelem tohoto eventu byla společnost Bezones - Komunita českých podnikatelů a manažerů, která pořádá online i prezenční zóny pro své členy na HR a manažerská témata.

Akce se konala dne 26. října v hotelu Continental v Brně a nabídla přednášky velkých jmen jako je Jannis Samaras (CEO Kofola), Dana Bérová (ICT Professional and Investor) nebo Monika Ptáčníková (Co-founding & Governing Board Member Czechitas).

Online kanály propagace

S propagací eventu je ideální začít minimálně 3 měsíce předem.

K propagaci jsme zvolili kombinaci několika online kanálů. Pro oslovení stávajících členů zón Bezones jsme použili zejména e-mailovou komunikaci. Sociální sítě a na nich placená reklama hrály hlavní roli v představení eventu podnikatelům v České republice, které by mohla akce a oznámení speakeři zaujmout.

E-mailová propagace

V rámci e-mailové propagace jsme na Bezones databázi čítající cca 2 300 kontaktů z řad HR a manažerů poslali několik tematicky odlišných e-mailů ohledně jednotlivých detailů akce.

Jaké typy e-mailů jsme na databázi poslali?

1. Mailing s oznámením akce – základní informace o akci

2. Proč jít na akci + první informace o speakerech

3. Mailing s typy vstupenek - oznámení o zvýhodněné early bird vstupence

4. Připomenutí akce a slevový kód na vstupenky

5. Mailing detailně zaměřený na speakery a program

6. Soutěž o vstupenk

7. E-mail s informacemi - zaslaný už pouze jenom na účastníky pár dní před akcí

Propagace na sociálních sítích

K propagaci jsme si zvolili dvě sociální sítě, na kterých se sdružuje cílová skupina akce v podobě podnikatelů - LinkedIn a Facebook. Vybrali jsme si cestu kombinace organických a placených příspěvků, aby se informace o akci dostaly ke sledujícím, ale i k novým uživatelům.

Postovali jsme pravidelně 1x - 2x týdně a to jak příspěvky v podobě obrázků, tak i videa, která obecně mívají větší dosahy.

Typy příspěvků

1. Odhalování speakerů v podobě medailonků - Ke každému speakerovi jsme vytvořili info grafiku, ve které jsme o něm uvedli zajímavá fakta a stručně jsme představili téma jeho přednášky.

2. Tematické příspěvky k akci - Grafické příspěvky zaměřené na jednotlivé oblasti spojené s akcí. Například informace o vstupenkách, občerstvení nebo představení sponzorů.

3. Video pozvánky od speakerů - V rámci řešení propagace eventu jsme kontaktovali speakery ohledně natočení pozvánky na akci. Někteří ji natočili sami podle námi dodaných instrukcí, některé jsme natočili v našich prostorách sami. Tyto video pozvánky od speakerů jsme postupně zveřejňovali na sítích. Ukázka takové pozvánky zde.

4. Příspěvky se speakery - Do jednotlivých příspěvků jsme také kombinovali speakery po několika. Tyto příspěvky byly propagované, aby se dostaly mezi co nejvíce potenciálních návštěvníků.

5. Těsně před akcí jsme ještě zveřejnili zvací video, které na poslední chvíli o akci informovalo.

Post propagace

Po skončení vydařené akce jsme chtěli naplno využít všechny pořízené materiály. Kromě fotografií jsme měli také spoustu video materiálu, a to jak přímo z průběhu programu akce, tak v podobě rozhovorů se speakery.

Pokud nasbíráte na akci dostatek materiálů, můžete z nich čerpat na sociální sítě několik měsíců, klidně i čtvrt roku.

Na sítích jsme střídali dva typy příspěvků využívající tyto materiály.

1. RISE UP! očima… - Jedná se o sérii videí, ve které vždy jeden speaker odpovídá na otázky o svém tématu, svých zkušenostech a o konferenci. Záběry na speakera se přitom střídaly se záběry přímo z akce. Ukázka tohoto příspěvku zde.

2. Z konference RISE UP! - Série textových příspěvků, které obsahují základní poznatky z prezentace každého speakera. Součástí je i několik fotek speakera z akce. Ukázka tohoto typu příspěvku zde.

Z video materiálů jsme také sestříhali after movie zachycující citace speakerů i atmosféru celé akce.

Na mailovou databázi jsme zúčastněným poslali e-mail s poděkováním za účast.

Jak se to povedlo

Díky propagaci před akcí si cestu na konferenci RISE UP! našly desítky podnikatelů a manažerů, kteří nám na akci poskytly velmi pozitivní zpětnou vazbu. Kombinace online kanálů umožnila, aby se o eventu dozvěděly stávající i nové kontakty.

Využití mediálních materiálů ještě několik měsíců po konci akce umožnily, aby RISE UP! na sítích stále žil a sledující Bezones ho tak měli na očích i několik měsíců po akci.

Na co při propagaci eventu nezapomenout?

Pokud chystáte akci pro veřejnost, myslete především na to, koho chcete zajmout. Podle toho zvolte kanály pro komunikaci, kde se cílová skupina nachází. S propagací začněte včas, abyste stihli v komunikaci zmínit postupně všechno důležité, a aby si vaši návštěvníci mohli v předstihu daný termín zarezervovat. Jak jsme již zmiňovali, ideální délka propagace je alespoň 3 měsíce, ale pokud máte dostatek materiálu, který budete pravidelně vydávat, můžete začít i dříve.

Pravidelně publikujte příspěvky, posílejte maily nebo pište články - zkrátka se postarejte o to, aby o vás bylo stále slyšet a potenciální návštěvníci na vás nezapomněli.

Pokud chcete na svůj event získat nové kontakty, vsaďte na placenou propagaci na sociálních sítích. Tu nastavte tak, aby zasáhla vaše cílové publikum - podle oblasti, povolání, zájmů či věku. Díky tomu bude mít váš event maximální dosah a dozví se o něm lidé, které tento typ akcí zajímá. Oslovit můžete i komunity na sociálních sítích sdružující se podle zájmů.

Myslete také na to, že propagace není všechno. Abyste mohli v budoucnu z akce vytěžit maximum, je nutné investovat do tvorby obsahu, jako jsou fotky, videa nebo rozhovory. Díky tomu vznikne atraktivní materiál, který bude mít potenciál oslovit.

Jestli už teď plánujete, že se bude akce v budoucnu opakovat, efektivní post propagace vám pomůže udržet akci v povědomí lidí. Na eventu tedy pořiďte dostatek foto i video materiálů, které budete moci používat k propagaci dalšího ročníku. Díky tomu ukážete veřejnosti jak akce vypadala a můžete je motivovat k účasti na dalším ročníku.

Při komunikaci na sítích nezapomeňte v příspěvcích označovat vaše partnery, spolupořadatele nebo speakery. Ideálně se s nimi domluvte, aby váš obsah sdíleli nebo vytvářeli svůj obsah o vaší chystané akci. Díky tomu se vaše akce dostane mezi širší publikum a zvýší se její dosah na sítích.

Pořádáte akci a chcete pomoct s propagací?

Rádi vám pomůžeme! Kontaktujte nás a my zajistíme, že se o vaší akci dozví ti správní lidé, kteří budou spokojení a budou se chtít zúčastnit i dalších ročníků. Navíc se o akci zmíní před svými známými, a tak se veřejnost o eventu dozví tím nejlepší možným způsobem - na doporučení od někoho, kdo na akci bude vzpomínat i měsíce po jejím skončení.

E-mail: Maria.Mrazova@sovanet.cz

Telefon: + 420 736 631 204